Un ERP puede ayudar a su empresa a conseguir la certificación ISO.

Desde hace varios años las empresas buscan la adopción de un sistema de gestión de calidad y una certificación ISO. Esto las posiciona mejor frente al mercado, y adicionalmente les permite estandarizar procesos y procedimientos. La disciplina en la organización para su cumplimiento es clave para la certificación.

Si bien normalmente no se los relaciona, la implementación de un sistema ERP constituye un gran apoyo para la obtención del certificado ISO.

¿Qué es ISO y por qué buscamos la certificación?

Las siglas ISO representan a la Organización Internacional para la Estandarización, que es el organismo responsable de regular un conjunto de normas para la fabricación, comercio y comunicaciones. Este término también se les adjudica a las normas fijadas por el mismo organismo, para homogeneizar las técnicas de producción en las empresas y organizaciones a nivel internacional.

Estas normas requieren evidencias de que las empresas están llevando sus operaciones en base a lo que tienen escrito en sus procedimientos. Se apoyan primordialmente de manuales de gestión de calidad, pero también pueden incorporar medios electrónicos, como puede ser un software ERP.

¿Cómo apoya un ERP en el proceso de certificación ISO?

Con el objetivo de mejorar su competitividad y resultados, las empresas buscan mejoras en distintos aspectos, entre ellos los relacionados al control, sistematización, estandarización y optimización de procesos, y dentro de ello es importante la generación de documentación que certifique que la gestión de dichos procesos se está realizando de acuerdo a lo especificado. Por ello la importancia de la certificación ISO que garantiza dicho cumplimiento. Por otro lado, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es diseñado con la finalidad de sistematizar los procesos reales de la empresa, integrándolos y proveyendo una plataforma que “obliga” al cumplimiento de los procedimientos y que a la vez almacena información que sirve como documentación y evidencia de la ejecución de los mismos.

Cuando una compañía busca la certificación debe asegurarse de tener todo documentado y controlado. Ésta es tarea fácil para un ERP, puesto que los reportes y documentos que se generen en el sistema se van registrando de forma automática y con la codificación adecuada y establecida por la empresa.

Los sistemas ERP operan bajo una estructura integral, de modo que todas las áreas o departamentos de la empresa realizan sus funciones en la misma base de datos, lo que genera que se pueda compartir información y se comuniquen entre sí con mayor facilidad. El sistema ERP también evita la redigitación y por ello la posibilidad de inconsistencia de información.

Otro beneficio de contar con un ERP, es que los tiempos de auditoría (pre y post certificación) se reducen, pues la generación y presentación de documentación puede realizarse en menos tiempo, contrayendo a la larga el proceso de certificación como tal.

Una característica común entre la implementación de las normativas ISO y los sistemas ERP, es que ambos pueden adaptarse a cualquier empresa dado al nivel de estandarización con el que fueron creados, ambas son herramientas para la mejora empresarial que las organizaciones están adoptando con mayor frecuencia.

No hay una recomendación única sobre la mejor secuencia de implementación, una empresa con un sistema de gestión de calidad implementado, se encuentra mejor preparada para un proyecto ERP, si bien el nivel de detalle al que se trabaja los procesos es distinto. Y de la misma manera una empresa con un ERP en funcionamiento, facilita el control del proceso, la obligatoriedad de ejecutarlo, la documentación asociada al mismo, a la vez que lo sistematiza.

Conclusión

Si su empresa tiene interés en una certificación ISO y aún no cuenta con un real sistema ERP que integre sus procesos de planificación, producción y operaciones, tiene una oportunidad muy grande de integrar ambas necesidades y sacar el mayor provecho tanto del sistema de gestión como del software.  Un sistema ERP de funcionalidad extendida puede reducir de forma importante los tiempos de implementación y certificación, acelerando el cumplimiento de objetivos y logro de beneficios.

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